Privacyverklaring 

​

​

Maes Adm. respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

​

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, voor welke doeleinden we dat doen, op basis van welke grondslagen, en wat uw rechten zijn. Deze privacyverklaring is actueel en opgesteld volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

​

Maes Adm. is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle in deze privacyverklaring genoemde verwerkingen van persoonsgegevens.

​

Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie direct over iemand kan gaan of naar deze persoon te herleiden is.

​

BEDRIJFSGEGEVENS

Maes Adm.
Rotterdam
KVK: 97560774
E-mail: maesadm10@gmail.com

​

Maes Adm. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die wij ontvangen doordat u klant bij ons bent.

 

 

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Hieronder leest u meer over de verschillende doeleinden.

​

1. Uitvoering van onze overeenkomst

Wat houdt dit doel in?
Voor het leveren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Bijvoorbeeld om uw administratie te voeren of belastingaangiftes te doen. Onze dienstverlening kunnen wij alleen leveren door persoonsgegevens te verwerken. Dit betreft onder andere: dagelijkse communicatie, het verwerken van de zakelijke administratie, het opstellen van jaarcijfers, het indienen van de OB- en IB-aangifte en indien relevant loonheffingen of andere wettelijke verplichtingen. De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

• NAW-gegevens

• Geslacht/aanhef

• E-mailadres

• BSN (uitsluitend indien wettelijk vereist, bijvoorbeeld voor belastingaangiftes)

• BTW-ID, BTW-nummer

• Geboortedatum

• Startdatum bedrijf

• IBAN van bedrijf

• LH-nummer

• RSIN

• KVK-nummer

• Bedrijfsactiviteit

• Taal

• Fiscaal partner (geboortedatum, BSN)

• Kinderen (indien relevant voor fiscale doeleinden)

• Oude jaarrekeningen, BTW-aangiften

• Jaaroverzichten banken

• Gegevens van andere bedrijven die u bezit

• Jaaropgaven

• Leningoverzichten en gerelateerde documenten

• Vermogensdocumenten

• Bonus, alimentatie, lijfrente, AOV, ziektekosten, giften, studiekosten, dividend, overige inkomsten, banktransacties

• Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze administratieve of fiscale dienstverlening

​

2. Onderhoud klantrelatie

Wat houdt dit doel in?
Om onze relatie met u zo goed mogelijk te onderhouden bewaren wij ook persoonlijke notities. Zo weten wij bij het opstellen van uw aangiften of tijdens contact wat de actuele situatie is. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantrelatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

• Persoonlijke omstandigheden die u met ons deelt

• Persoonlijke voorkeuren die u met ons deelt

​

3. Klantenservice: vragen, opmerkingen, klachten

Wat houdt dit doel in?
Voor al uw vragen, opmerkingen of klachten kunt u bij ons terecht. Om deze correct te behandelen hebben wij soms gegevens nodig. Welke gegevens dit zijn, verschilt per vraag. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afhandeling (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele andere gegevens die u met ons deelt.

​

4. Wettelijke verplichtingen

Wat houdt dit doel in?
Als administratiekantoor zijn wij verplicht te voldoen aan wetgeving, zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Hiervoor moeten wij klanten identificeren. De grondslag is de wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

• Identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart, rijbewijs)

• Naam

• Geboortedatum

​

5. Cookies en analytics

Wat houdt dit doel in?

Wij maken gebruik van tools zoals Google Analytics om onze website te verbeteren. Dit kan gegevens opleveren zoals locatie, IP-adres, browsertype en apparaatgegevens. Wij koppelen deze gegevens niet aan andere klantinformatie. De wettelijke basis is toestemming (via de cookie-melding) of ons gerechtvaardigd belang in een goed werkende website. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

Met wie delen wij gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met derde partijen als dit nodig is voor onze dienstverlening. Denk hierbij aan:

• Onze boekhoudsoftware

• E-mailtools

• Eventueel externe collega’s of partners voor administratieve of fiscale ondersteuning

• Banken of verzekeraars als u daar een product via ons afsluit.

Deze partijen mogen uw gegevens alleen gebruiken in onze opdracht en mogen deze niet voor eigen doeleinden verwerken.

 

Internationale doorgifte

Wij slaan gegevens niet op buiten de EU, tenzij dit strikt noodzakelijk is. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen.

​

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten en/of zo lang wij wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

​

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Toegang is beperkt tot bevoegde medewerkers, die een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend. Wij actualiseren onze beveiliging periodiek en handelen datalekken volgens het wettelijk protocol.

​

Uw rechten

U heeft recht op:

• Inzage in uw gegevens

• Correctie van uw gegevens

• Verwijdering (in bepaalde gevallen)

• Beperking van verwerking

• Overdraagbaarheid

• Bezwaar tegen verwerking​

Wilt u een beroep doen op uw rechten?

Mail ons via maesadm10@gmail.com. Wij reageren binnen één maand.

 

Contact en klachten

Bij vragen over deze verklaring of klachten over hoe wij met uw gegevens omgaan, kunt u mailen naar maesadm10@gmail.com. Bent u niet tevreden met onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

​

​

​

Versie: Maes Adm., juni 2025
Laatste update: Juni 2025